Teraz wszyscy piszemy kilka e-maili dziennie: oto jak to zrobić, przestrzegając dobrych zasad netykiety
Odbiorcy
Należy również zwrócić szczególną uwagę na odbiorców wiadomości e-mail: wpisani w polu „Do:” to bezpośrednio zainteresowani, którzy mają odpowiedzieć na zapytanie, natomiast w polu „DW:” ci, którzy tylko muszą „wziąć pod uwagę” komunikat. Odpowiadanie na e-mail, gdy jesteś tylko w Knowledge Copy, nie jest zbyt uprzejme, ponieważ odpowiadasz bez pytania; jeśli musisz to zrobić, dobrze jest przeprosić i wyjaśnić powód. Na przykład możemy odpowiedzieć zamiast współpracownika lub kolegi, który jest poza biurem lub gdy jest omyłkowo kwestionowany w sprawie, za którą jesteśmy bezpośrednio odpowiedzialni.
Prywatność
Dobrze jest zachować prywatność nadawców / odbiorców, usuwając adres e-mail nadawcy z tekstu (jeśli przekazujesz wiadomość e-mail, gdy odbiorca nie zna pierwotnego nadawcy) i używając UDW (lub UDW, tj. ukryta kopia), jeśli chcesz wysłać tę samą wiadomość do wielu nieznających się odbiorców.
Nagłówek i pozdrowienia
Ogólnie rzecz biorąc, e-maile są mniej formalne niż listy papierowe, więc możemy uniknąć wysoko brzmiących formuł, takich jak Drogi, Najdroższy itp. Jednakże, jeśli chodzi o korespondencję biznesową lub studyjną, grzecznie jest używać przynajmniej „gojów". Podobnie w pozdrowieniach możemy uniknąć „Korzystamy z tej okazji, aby naprawdę przedłużyć twoje", ale użyj bardziej zwięzłych formuł szacunku, takich jak jako „Cordiali Greetings”. Pamiętajmy również, że w e-mailach brakuje wszystkich niewerbalnych elementów komunikacji, a zatem ryzyko niezrozumienia jest bardzo wysokie: w tym momencie dodatkowe podziękowania są lepsze niż bycie aroganckim!
Kształt
Większa nieformalność medium pozwala też na swobodniejszą wypowiedź w tekście: brak formuł czy zwrotów notarialnych, wyrażenia typu „godz. 10”. - znacznie lepiej 10 lub 10 maja tego miesiąca - itd. Ponadto bardziej swobodne użycie słowa „ty” jest również dozwolone podczas rozmowy z kolegą lub dostawcą, nawet jeśli nigdy nie spotkaliśmy go osobiście. Z drugiej strony, jeśli do odbiorcy wiadomości e-mail zwykle mówimy „ona”, nadal robimy to na piśmie, ale unikamy wielkich liter w zaimkach, które brzmią zbyt „w starym stylu”.
Załączniki
Obecnie większość skrzynek pocztowych może odbierać bardzo duże pliki, ale często jesteśmy połączeni przez sieci komórkowe, a pobranie 10-megapikselowego pliku PDF może zająć dużo czasu. W takich przypadkach możemy skompresować załączniki za pomocą odpowiednich programów - zawsze upewniając się z wyprzedzeniem, że odbiorca jest w stanie z nich korzystać - lub skorzystać z usług wysyłania, takich jak We Transfer, wstawiając prosty link do pobrania w wiadomości e-mail. Zawsze pamiętaj, że załączone pliki powinny mieć dość krótkie nazwy, które nie zawierają znaków specjalnych, takich jak znaki interpunkcyjne, ponieważ mogą powodować problemy przy transkodowaniu z jednego systemu do drugiego.
Odpowiedź
Zasadniczo dobrym pomysłem jest zawsze odpowiadanie na e-mail, przynajmniej w celu potwierdzenia, że miało to miejsce, zwłaszcza jeśli jest to wyraźnie wymagane: konieczne jest zawsze utrzymywanie tego samego tematu („tematu”), aby zachować uporządkowany historyczna struktura wysyłanych i otrzymywanych wiadomości, „przechwytywania” ich jedna po drugiej, być może unikając wysyłania nowej wiadomości na temat, który jest już przedmiotem dyskusji. Czasami przydatne lub konieczne jest poproszenie odbiorcy wiadomości e-mail o potwierdzenie otrzymania wiadomości, coś w rodzaju potwierdzenia odbioru: ponieważ nie zawsze jest to konieczne, unikamy bezkrytycznego włączania tej opcji, ponieważ może to być irytujące. W razie potrzeby korzystamy z opcji „odpowiedz wszystkim”, która umożliwia otrzymanie wiadomości z innymi odbiorcami w formie kopii, tak aby mogli oni udostępniać odpowiedzi tej małej grupy dyskusyjnej.
spam
Często nie zdajesz sobie sprawy, że „grzeszysz” spamem, nawet bez uprzedniego zaplanowania go, być może w ferworze rozpowszechniania swojego produktu lub usługi lub otwierania nowej firmy i wysyłania wiadomości reklamowej bez rozróżnienia do wszystkich znane adresy. To klasyczny przykład spamu, który - we wszystkich swoich formach - jest bardzo źle postrzegany przez innych użytkowników sieci: w rzeczywistości jest to jeden z najbardziej niepoprawnych i niegrzecznych sposobów promocji, co często daje negatywny efekt, a mianowicie dokładnie w przeciwieństwie do tego, czego się spodziewano.
Przeczytaj jeszcze raz, zawsze iw każdym przypadku
Niezależnie od tego, czy nasz odbiorca jest przyjacielem, koleżanką, dostawcą czy ważnym klientem, zawsze obowiązuje ta sama zasada: co najmniej dwa razy ponownie przeczytaj treść e-maila, żeby zauważyć ewentualne literówki i - przede wszystkim - sprawdzić, czy mamy napisane jest jasne i nie powoduje nieporozumień. Jest to obowiązkowa czynność, która - jeśli zostanie zapomniana - w niektórych przypadkach może nas bardzo kosztować.
